今回のマケリスは業務効率化の中で、生産性を高める時間管理方法としてポモドーロテクニックについて説明していきます。
リスキリングをするために時間を作ろうと思っても、普段の仕事が遅ければリスキリングをする時間を生み出すことは出来ません。そのためには適切な時間管理をすることで業務の生産性や仕事効率を高めることが重要です。
その中でも今回はポモドーロテクニックという時間管理法を紹介していきます。
ポモドーロテクニックとは
ポモドーロテクニックは、作業と休憩を定期的に切り替えることで生産性を高める時間管理法です。フランチェスコ・シリロが開発し、1980年代に提案されました。このテクニックは、特に時間を効果的に管理したい人や集中力を高めたい人に適しています。
ポモドーロテクニックの基本的な手順は以下の通りです。
目標の設定
まず、達成したいタスクや目標を明確にします。具体的で実行可能な目標を設定することが重要です。
タイマーの設定
25分間の作業セッションを設定します。この25分を「ポモドーロ」と呼びます。ポモドーロは、イタリア語で「トマト」を意味します。シリロが使っていたキッチンタイマーがトマトの形をしていたことからこの名前がついたと言われています。
集中して作業
タイマーをセットし、25分間、一つのタスクに集中して取り組みます。この期間中は他のことに注意を向けず、集中力を高めることが重要です。
休憩
25分のポモドーロが終了したら、5分から10分の休憩を取ります。この休憩時間では、気分転換やストレッチ、短い休息を取ることができます。
ポモドーロの繰り返し
3～4つのポモドーロ（作業セッション）を連続して行った後に、長めの休憩を取ります。通常は15分～30分程度です。この長めの休憩を挟むことで、疲れを回復させます。
サイクルの繰り返し
上記のステップを繰り返し行います。一連のポモドーロと休憩のサイクルを複数回続けることで、集中力を保ちながら作業を進めることができます。
ポモドーロテクニックの利点は、以下のようなものがあります。
ポモドーロテクニックのメリット
集中力の向上
25分間の集中的な作業により、生産性を高めることができます。短い期間での作業に焦点を当てることで、気が散ることを防ぎます
効果的な休息
定期的な休憩を取ることで、疲労を軽減し、集中力を回復させることができます。疲れがたまらないため、長時間の作業に比べて疲れにくくなります。
タスクの可視化と優先順位付け
ポモドーロテクニックでは、一つのポモドーロで達成可能な範囲のタスクを設定します。これにより、目標の可視化とタスクの優先順位付けが容易になります。また、作業時間の区切りにより、タスクの進捗状況を把握しやすくなります。
克服するべき課題の明確化
作業中に気が散る要因や時間の浪費を明確にすることができます。例えば、特定の課題で集中力が欠ける場合は、それに対処する方法を見つけることができます。
ポモドーロテクニックの効果を最大限に引き出すためには
ポモドーロテクニックの効果を最大限に引き出すためには、いくつかのポイントに留意することが重要です。
ポモドーロ中は集中
ポモドーロ中は他のことに注意を向けず、タスクに全力で取り組むことが重要です。電話やメールのチェック、SNSへのアクセスなどの中断は避けましょう。
タスクごとにポモドーロを設定
一つのポモドーロで完了できる範囲のタスクを設定します。大きなプロジェクトや課題は、複数のポモドーロに分割することで取り組みやすくなります。
休憩は休息に使う
休憩時間はリラックスしたり、気分転換したりするために使いましょう。長時間のスクリーンタイムや要求の高い活動は避け、目や脳を休めることが重要です
ポモドーロテクニックは、個人の作業スタイルや好みによって調整することも可能です。ポモドーロの長さや休憩時間、ポモドーロと休憩のサイクルの数などを自分に合った形に調整し、最も効果的な時間管理方法を見つけてください
ポモドーロテクニックの応用
下記に着目してポモドーロテクニックを応用することで、自分に合った時間管理方法を模索し、業務効率の最大化を図ることが出来ます。
ポモドーロの長さの調整
一般的なポモドーロの長さは25分ですが、個人の作業スタイルや集中力に合わせて調整することもできます。短いポモドーロ（例えば15分）を設定することで、短期間での集中力を高めることができます。一方、長いポモドーロ（例えば45分）を設定することで、より長い時間を集中して取り組むことができます。
休憩の活用方法
休憩時間は、リラックスや気分転換に使うだけでなく、身体を動かしたりストレッチをしたりすることもおすすめです。血行を促進し、身体の疲労を軽減するために、軽い運動やストレッチを取り入れてみてください。
長めの休憩の設定
通常、3～4つのポモドーロを終えた後に長めの休憩を取ります。この休憩時間は、疲労を回復させるだけでなく、頭をリフレッシュするための時間として活用しましょう。散歩をしたり、リラックスした音楽を聴いたりすることで、次のサイクルに向けてリセットすることができます。
ポモドーロアプリの活用
ポモドーロテクニックを実践する際には、ポモドーロタイマーアプリや時間管理アプリを活用することが便利です。これらのアプリはポモドーロのタイミングや休憩時間を自動的に管理してくれます。また、タスクのリストや進捗状況の追跡など、作業管理の機能も提供しています。
ポモドーロテクニックは、時間を区切り、集中力を高めることで生産性を向上させる手法です。しかし、個人の作業スタイルや状況によって効果の感じ方は異なる場合もあります。自分に合ったポモドーロの長さや休憩のスケジュールを見つけるために、試行錯誤しながら取り組んでみてください。
ポモドーロテクニックを実践するための手法の紹介
ポモドーロテクニックを活用するためのさまざまなガジェット、ツール、およびアプリがあります。以下にいくつかの例を挙げます。
ポモドーロタイマーアプリ
スマートフォンやコンピュータ用のポモドーロタイマーアプリがあります。たとえば、「Forest」というアプリは、ポモドーロセッション中にデジタルな森を育てるというゲーム要素が組み込まれており、ユーザーが集中して作業することを奨励します。他にも「Focus Keeper」「Pomodoro Timer」「Be Focused」といったポモドーロタイマーアプリがあります。
タイマーガジェット
物理的なタイマーガジェットを使用することもできます。ポモドーロテクニックに特化したタイマーガジェットは、作業時間と休憩時間を明確に表示し、ワンタッチでタイマーを開始・停止できる機能を備えています。例えば、「Pomodoro Timer Cube」や「Time Timer」などがあります。
タスク管理ツール
ポモドーロテクニックを組み込んだタスク管理ツールも利用できます。これらのツールでは、タスクのリスト作成、優先順位付け、ポモドーロセッションの追跡などが行えます。代表的なツールとしては「Trello」「Todoist」「Asana」などがあります。これらのツールにはポモドーロテクニックに特化した機能や統計情報も含まれている場合があります。
ブラウザ拡張機能
ポモドーロタイマーやタスク管理機能をウェブブラウザに統合することもできます。例えば、「Marinara: Pomodoro® Assistant」というChrome拡張機能は、ブラウザ上でポモドーロタイマーを利用できます。
これらのガジェット、ツール、およびアプリは、ポモドーロテクニックをより便利に実践するための支援ツールとして役立ちます。自分の作業スタイルや好みに合ったものを選んで、ポモドーロテクニックを効果的に活用してください。
以上、マケリス第39回の内容は、ポモドーロテクニックついて解説をしてきました。
明日から使えるメソッドになると思いますので、ぜひ簡単なタスクを一日の最初に行ってください。
今後もこのような業務効率化に効果のある方法を紹介させて頂きますので、ぜひ毎日の投稿を楽しみに待っていてください。