今回のマケリスは業務効率化の中で、効率的なToDoリストの書き方について説明していきます。
色々なことが気になって仕事やリスキリングに集中できない、
忙しく過ごしているのにやるべきことができていない。という悩みを持っている方はおりませんでしょうか。
仕事やリスキリングを頑張りたいという意思があるにもかかわらず、
1日の終わりに今日も達成感がなかったなと感じてしまう方は計画の立て方に工夫が必要かもしれません。
今回、その悩みを解決するオススメの方法、アイビー・リー・メソッドを紹介していきたいと思います。アイビー・リー・メソッドは約100年前にアメリカ最大の鉄鋼会社で導入されたメソッドなんですが、今でも実践されている伝説のメソッドです。
アイビー・リー・メソッドの取り組み方
アイビー・リー・メソッドのやり方はとても簡単で、下記の順で取り組みましょう。
夜、紙に明日やるべきことを６つメモをする
その６つの項目を重要だと思う順に番号を振る
翌日、メモの順番に沿って仕事やリスキリングを進める。
全部できなかった場合は、悔やむことなく忘れる。
その日の夜も、明日のための6項目を新しくメモする
１～６を毎日行う
以上を要約すると、６つやつべきことを挙げて、それに優先順位を付けるだけというシンプルな方法となっております。
このメソッドの何がいいのかということについて説明いたします。
アイビー・リー・メソッドのメリット
アイビー・リー・メソッドのメリット①
1つ目のメリットは決断の回数を減らせるということです。
このメソッドのメリットの１つは、あえて選択肢を６つに絞ることで、集中力を上げられるという点です。皆さん、選択肢が多いというだけで、人は決断のエネルギーを消費してしまうということをご存じでしょうか。
コロンビア大学の研究ではあるスーパーの試食コーナーで24種類のジャムをそろえた週末と６種類のジャムを揃えた週末の売り上げを比較したところ、ジャムの種類が多い週末の方が多くのお客さんが来たにもかかわらず、最終的にジャムを購入したお客さんの数はジャムの種類が少なかった週末の方が10倍も多かったという結果が出ています。
つまり多すぎる選択肢は、人のエネルギーを奪って決断できなくさせてしまいます。
かのスティーブ・ジョブス氏が洋服選びに決断エネルギーをで使わないために、毎日同じ服を着ていくということは有名です。
要するに脳のエネルギーはタスクを選ぶことでなく、タスクを達成するために使うべきなのでアイビー・リー・メソッドによって決断疲れをなくして、集中力を上げようということです。
アイビー・リー・メソッドのメリット②
２つ目のメリットは優先順位が決められているということです。
優先順位が決まってないと、あれもこれも手をつけたくなってしまう。そうすると複数を同時進行で行うマルチタスクになってしまいます。これは非常に効率の悪い行為でしてマルチタスクをする人たちはタスクを１つずつこなす人たちよりも、４０％も生産性が低いという研究結果が出ています。これはなぜかというと脳はタスクを実行する際に、ゴールを決める作業と活動を開始する作業の２つを瞬時に行っています。で、マルチタスクをする人はこの２つを何度も繰り返しているので、作業を交互に行うことで物事を着手する回数が増え、結果的に着手する回数が増えるほどエネルギーを無駄に消費してしまうと言えます。
そして最終的にタイムロスに繋がってしまいます。
そのため仕事を早く終わらせたい人ほど、１つ１つのタスクに集中して終わらせるべきです。
実際にアイビー・リー・メソッドを筆者が試してみて
率直な感想をいうとかなり良かったということが言えます。
理由としては、まず、マルチタスクに陥ることがない点。
またリスト化することによって本当に重要なタスクを忘れてしまうことがありません。
またタスクを達成していくので、1日を終えた後の達成感がとてもあります。
というわけで皆さんもアイビー・リー・メソッドを使ってToDoリストを作ってタスクをこなしていただき、普段の業務の効率を上げていただけたらと思います。