今回のマケリスは業務効率化の中で、うっかりやってしまいがちな行動の一つとして
マルチタスクをやまめしょう。という視点で解説をしていきます。
リスキリングをするために時間を作ろうと思っても、
普段の仕事が遅ければリスキリングをする時間を生み出すことは出来ません。
そこで今日のマケリスでは、
前回説明した仕事が遅い人がやっていることの１つで紹介したマルチタスクについて解説していきます。
マルチタスクを止めてシングルタスクで業務生産性を向上する
皆さん、マルチタスクしてますか？
やることが多すぎると、同時に行わなければ終わらないと複数の仕事を一度にマルチタスクで進める人がいます。
例えば、会議に出席しながらメールチェックしたり、書類をチェックしたり、Webで調べものをする行為は、
一見すると効率的に見えるんですが、実は全然非効率です。
その理由は注意を向けるタスクが、多ければ多いほど生産性はどんどん下がってくことがわかっているためです。
【根拠】
ハーバード大学の研究ですが、能率の高い社員たちは注意を向けタスクを切り替える回数が少なく、能率の低い社員たちは1日500回も注意を向けるタスクを変えるという結果が出ています。
考えてみれば周囲の矛先が変わるたびに頭をリセットして物事の関連情報を頭から引っ張り出すので、生産性が下がるのは当然だと思います。
またイギリスのロンドン大学が、イギリスの企業で働く1,100人のビジネスパーソンを対象にマルチタスクの与える影響を調査したところ、PCやスマートフォンなど電子機器を使ったマルチタスクをすると、一晩中寝ない徹夜状態と同じようにIQが下がることが明らかになりました。
そのため、マルチタスクをする脳の働きが低下して生産性が下がるので、
１つの物事に一点集中した方が遥かに生産性が上がります。
どうしても仕事をしている間にスマホを見てしまう、
どうしてもタスクスイッチが癖になっている方も多いかと思います。
そんな時に手軽にシングルタスクに切り替えられる方法を紹介します。
シングルタスクに切り替える方法
アメリカのコーネル大学の論文で、Parking Lot思考（パーキング・ロット思考）という考え方が紹介されています。
パーキング・ロットというのは駐車場という意味です。
例えば、あるタスクをこなしてるときに余計な考えが頭に浮かんだり、
別の要件に関するメールが来ることそんなときってありますよね。
それらを一旦パーキング・ロットに置いておいて、目の前のタスクに集中出来るようにする方法です。
やり方は非常にシンプルで、あらかじめメモ帳なんかを用意しておいて、
タスクと関係ない事柄が発生したら、逐一そこに書き留めていくだけです。
例えば仕事中に別件のメールが届いたら、要メール返信とメモ書きした上で、
再びその仕事に戻ればいいわけです。でもメールの返信内容を考えたり、
深入りしすぎないで、現在やってる仕事が完了したタイミングで、後で取り掛かればいいわけです。
これは何故、効果あるかというと、
頭の中でこれはやらなければならないものがあると、人間はやりたくなってしまいます。
それがマルチタスクに繋がってしまいます。
もしその行動を起こさなかったとしても、メール返信しなければいけないという思考は
いつまでも頭に浮かんでくるので紙に書くことで、それを上手に消化してあげる必要があります。
というわけでこれからはパーキング・ロット思考でシングルタスクを極めて頂き、
マルチタスクをやめることで業務生産性・効率をどんどんと向上させていきましょう。
どうしてもマルチタスクをしてしまう。という人は
単純作業と複雑作業の組み合わせをすることでマルチタスクを効率的に行うことが出来るようになります。
単純作業 × 複雑作業の組み合わせをすることでマルチタスクを効率的に行う
実はすべてのマルチタスクが悪いわけではなく
マルチタスクにも良いマルチタスクと悪いマルチタスクの２つが存在します。
悪いマルチタスクというのは、会議に参加しながらメールを返信したりする
複雑作業（会議参加）×複雑作業（メール返信）という組み合わせで業務をすることは仕事の能率を下げてしまいます。
仕事をしながらSNSをチェックするということも複雑作業の組み合わせであるため、悪いマルチタスクに該当します。
では単純作業 × 複雑作業の組み合わせとは具体的にどういったものなのか？について例を３点ほど述べながら、解説をしていきます。
単純作業 × 複雑作業のよいマルチタスク例
・ウォーキングマシンを使いながら書類を読む
・散歩をしながらオーディオブックを聞く
・ステッパーを踏みながら会議に参加したり、資料を作成する
このようなウォーキングマシンをつかう、散歩をする、ステッパーを踏むといった
頭を使わない単純作業は、いくら他の複雑作業と組み合わせても仕事能率に問題が起きないと言われています。
【根拠】
実際に学生を対象にした実験でも、ジムでウォーキングマシンを使いながら文章を読んだ方が、
記憶力と注意力が35%も高くなったという、結果が出ています。
さらにゲーテ大学の研究でも105人の被験者に対してエアロバイクをしながら、外国語の単語を暗記してもらったところ、外国語の単語テストの成績が、何もしなかった時と比べて40%上がったという結果も出ています。
さらにスタンフォード大学の研究でも被験者の81%は歩く動作を入れた方が、
座った状態にあるよりも60%も創造性が高くなり、アイデアが次々と湧き出るようになったことがわかっています。
つまり、複雑作業に対して特に運動系の単純作業を組み合わせるとマルチタスクで効率が落ちるどころか逆に複雑作業の効率が最大60%程度向上し、さらに運動不足まで解消することが分かっています。
どうしてもマルチタスクをしてしまう人は、上記のような
単純作業 × 複雑作業のマルチタスクをして複雑作業の効率を向上させていきましょう！
以上、マケリス第35回の内容は、仕事が遅い人がやっていることの１つで紹介したマルチタスクについて解説してきました。
このような業務効率化に効果のある方法をポイントを絞って紹介させて頂きますのでぜひお楽しみください。