今回のマケリスは業務効率化のお話に入っていきます。
リスキリングを進める上で、業務効率化はとても重要なポイントになります。
ではリスキリングと業務効率化の間にはどのような関係性があるのか？についてまず解説した後に、実際業務効率化をどのように進めていくかについての重要な考え方を説明していきます。
リスキリングと業務効率化の関係性とは
リスキリングをしよう！と決意しても、まず問題になってくるのが時間です。
通常の業務にプラスしてリスキリングをするということは多く場合、業務時間外の時間をリスキリングに充てる必要があります。
ただし社会人の皆さんは多忙でプライベートの時間に充てたいというのも本音かと思います。
またリスキリングはコツコツと毎日積み重ねることがスキルや知識定着のカギです。しかし業務時間外にリスキリングするということは
プライベートな時間を優先した場合、毎日のリスキリングの実施は困難となり、リスキリングした知識が定着せず忘れてしまう。ということも考えられます。
つまりリスキリングする時間を業務効率化によって作り出そう。というのが本題の趣旨です。
その中でどんな作業を効率していくかについてのお話に入ります。
社会人が業務効率化をするためには、まず自分の働き方を設計することから始めましょう。とりあえず目先の業務に飛びついてしまうと、ダブり（無駄）が生まれてしまったり、ヌケモレ（質）が発生したりします。
まずはどんな業務の仕方をすべきかについて業務設計をして進め方の方向性を考えることが必要になります。
そのために必要な２つのポイントについて紹介します。
タスクの優先順位を設定する
タスクの優先順位を設定することは、業務効率化において非常に重要です。以下のような手順で、効果的に優先順位を設定することができます。
タスクをリストアップする
まずは、自分が行うべきタスクをリストアップします。このとき、細かく分割することで、より具体的なタスクが明確になります。
タスクを分類する
リストアップしたタスクを、以下のように分類します。
緊急かつ重要なタスク
重要だが緊急ではないタスク
緊急だが重要ではないタスク
緊急でも重要でもないタスク
優先順位を決定する
緊急かつ重要なタスクから優先的に取り組みます。次に、重要だが緊急ではないタスクに取り組みます。緊急だが重要ではないタスクについては、他の人に任せるなどの方法で対応します。緊急でも重要でもないタスクについては、できるだけ遅延させるか、全く行わないことも検討してください。
優先順位を可視化する
優先順位を可視化することで、タスクを効率的に管理することができます。例えば、タスクのリストに数字や色をつけることで、簡単に優先順位を確認することができます。また、ToDoリストアプリやプロジェクト管理ツールを利用することで、優先順位の可視化がより簡単になります。
以上のように、タスクの優先順位を設定することで、自分の時間や労力を効果的に使うことができます。ただし、緊急かつ重要なタスクに集中するあまり、長期的な目標やプロジェクトを見失わないように注意しましょう。
時間管理をする
時間管理は業務効率化にとって非常に重要です。スケジュールをしっかりと立て、時間を有効に使いましょう。また、時間の使い方を見直して、無駄な時間を省くことも大切です。
具体的には以下のような手順で、効果的な時間管理を行うという考え方があります。
時間の見積もりをする
タスクごとに、どの程度の時間が必要かを見積もります。このとき、自分自身の経験を基にすることや、過去のタスクの実績を参考にすることができます。
スケジュールを立てる
見積もった時間をもとに、スケジュールを立てます。このとき、優先順位に従って、タスクの順番を決定することが重要です。また、スケジュールには余裕を持たせることが大切で、急なタスクや予期せぬトラブルに備えることができます。
集中してタスクに取り組む
タスクに集中して取り組むことで、効率的に時間を使うことができます。タスクに集中するためには、以下のような方法があります。
・電話やメールの着信音をオフにする
・SNSやWebサイトへのアクセスを制限する
・ポモドーロテクニックなどの時間管理法を取り入れる
タスクの進捗を確認する
スケジュール通りにタスクが進んでいるかを確認します。進捗が遅れている場合は、何が原因なのかを分析し、スケジュールを再調整する必要があります。
時間の使い方を振り返る
1日や1週間など、ある期間が終わったときに、時間の使い方を振り返ります。
このとき、以下のような点をチェックすることが重要です。
予定通りにタスクをこなせたか
見積もった時間よりも、タスクにかかった時間が長かったか
集中できなかった時間があったか
優先順位を正しく設定できていたか
以上のように、時間管理を行うことで、自分の時間を効果的に使い、業務効率化を図ることができます。ただし、タスクの見積もりが甘かったり、予期せぬトラブルが発生した場合は、スケジュールの再調整が必要になることもあります。
次回のマケリスでは、もう少し業務効率化についての考え方や、実際どんな業務を効率化すべきなのかについて解説していこうと思います。